Защита прав потребителя        10 августа 2018        61         0

Должностная инструкция секретарь референт образец 2019

Должностная инструкция секретаря

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— приказами (указаниями) руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
— оформление приказов по личному составу;
— оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
— оформление трудовых книжек;
— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
— оформление командировочных документов;
— оформление листов нетрудоспособности;
— ведение табеля учета рабочего времени;
— выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Секретарь-референт несет ответственность за некачественное или несвоевременное выполнение работы, возложенной на него данной должностной инструкцией. Помощник отвечает за передаваемые руководителю документы и несет ответственность за их ненадлежащее оформление. На секретаря референта налагается ответственность за последствия неверно принятых им решений, несоблюдения законодательных норм, нанесения материального ущерба имуществу организации и нарушения трудовых и этических норм. Наибольшую ответственность несет секретарь референт за разглашение полученной в процессе, информации, которая квалифицируется как коммерческая тайна.

Секретарь референт — это помощник руководителя, который должен обладать обширным кругом знаний и умений для того, чтобы уметь не только принять и отправить документацию, но и организовать распорядок дня руководителя наиболее оптимальным образом. В современном мире секретарь референт обязан обладать не одним, а несколькими иностранными языками и владеть навыками делового этикета и психологии общения. Однако все эти умения подразумеваются не априори, они должны быть конкретизированы. Каждый руководитель подбирает помощника под критерии организации и свои личные, поэтому так важно детализировать все запросы к помощнику в официальном документе.

Читать еще -->  Порядок оформления развода при наличии несовершеннолетних детей

Какие должностные функции у секретаря — референта

В общепринятом понимании, секретарь-референт — это офисный работник, помощник руководителя, чья работа основана на нормах, закрепленных в уставных документах, в том числе и должностной инструкции. Он числится в штате сотрудников, а соответственно, имеет свои права и обязанности, функции, требующие добросовестного выполнения, несет ответственность в полной мере за не исполнение прямых обязанностей.

В ходе рабочего процесса может сложиться ситуация, в необходимости наличия документа, который хранится у партнеров или в других организациях, секретариат имеет право направить запрос о необходимости предоставления бумаг, а в случае их несвоевременного доставления, наличия недочетов или ошибок — дать объяснение руководителю и с его согласия или по приказу направить документацию на доработку.

Что должна содержать должностная инструкция секретаря-референта: примеры и образцы документов

Секретарь-референт принимается на работу и увольняется с нее приказом директора компании. При этом на должность назначается лицо, имеющее среднее или высшее образование, с опытом работы от 1 года или без стажа вовсе, но при условии прохождения обучения на специализированных курсах.

  • ведение делопроизводства;
  • организация деловых поездок (оформление виз и билетов, бронирование отелей);
  • планирование и координация рабочего графика руководителя;
  • организация встреч посетителей и VIP-гостей;
  • обеспечение телефонных звонков;
  • координация получения и отправки корреспонденции;
  • осуществление работы по подготовке совещаний и переговоров;
  • ведение протоколов заседаний;
  • выполнение распоряжений и поручений руководителя.

Должностная инструкция и обязанности секретаря

Должность секретаря классифицируется в трудовом законодательстве как техническая категория сотрудников-исполнителей. Его деятельность осуществляется в рамках типового нормативно-правового акта, регулирующего взаимоотношения двух сторон, участников процесса – работодателя и работника, и относится к разделу квалификационных должностных характеристик многоотраслевого плана, задействованных на производственных предприятиях, компаниях, государственных организациях, муниципальных и частных учреждениях.

В зависимости от рода занятий, должностные обязанности секретаря различных организаций могут несколько отличаться по перечню функциональных обязанностей. В качестве примера приведены основные направления деятельности сотрудника с учетом специфики занимаемой должности.

Должностная инструкция секретаря руководителя

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Читать еще -->  Права менять после замужества как

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Должностная инструкция секретаря: образец заполнения в 2019 году

Должностная инструкция секретаря — инструкция, устанавливающая обязанности, права и ответственность секретаря. При приеме нового человека на должность секретаря его необходимо ознакомить со служебными обязанности, которые прописываются к должностной инструкции. Внизу находится ссылка, нажав на которую можно скачать образец оформления должностной инструкции секретаря в 2019 году.

Должностная инструкция — важный документ, должен быть разработан для каждой должности на предприятии, определяет права, обязанности, ответственность должности. Кроме того, должностная инструкция определяет порядок приема и увольнения, а также устанавливает требования к должности.

Должностная инструкция секретаря

Однако обычно работа референта подразумевает, что он является специалистом более высоко уровня. Проще говоря, если обычный секретарь просто распечатывает письма или распоряжения директора, то референт сам их готовит и лишь затем передает на подпись руководителю.

Должностная инструкция секретаря-референта должна подразумевать, что референт владеет не только делопроизводством, но и достаточно серьезно разбирается в той сфере, в которой работает предприятие. Обычно в обязанности референта дополнительно включают:

Должностная инструкция секретаря-референта

  1. Всегда действовать исключительно в интересах организации;
  2. Отвечать за недобросовестное и неполное исполнение своих обязанностей и функций;
  3. Строго соблюдать конфиденциальность по полученной информации;
  4. Категорически запрещено использование конфиденциальной информации в личных целях;
  5. Нести полную материальную ответственность за нанесённый ущерб.
  1. Заключение соглашений от имени организации;
  2. Подписание отчетностей для руководства;
  3. Утверждение должностных инструкций для непосредственных подчиненных;
  4. Формирование штатного расписания и внесение в него корректировок;
  5. Увольнение персонала и принятие на работу новых работников;
  6. Обеспечение исполнения коллективного соглашения;
  7. Согласование и утверждение рабочих графиков;
  8. Планирование отпусков и выходных;
  9. Согласование калькуляции;
  10. Поощрение лучших сотрудников компании за качественную и добросовестную работу;
  11. Наказание для нарушителей трудового распорядка;
  12. Контроль за сохранностью общего имущества;
  13. Создание безопасных условий для выполнения работы.